7.1. Die Themen Datenschutz und Verwendung von Foto und Videomaterial haben für uns eine hohe Bedeutung.
Da wir in unseren Projekten überwiegend mit Kinder und Jugendlichen arbeiten, sehen wir uns in einer besonderen
Verantwortung. Wir streben daher eine größtmögliche Transparenz bei der Erhebung, Verwendung und Weitergabe der
Daten an und achten darauf, in welchem Kontext Daten verarbeitet sowie Fotos und Videos verwendet werden.
7.2. Wir benötigen in jeder Saison von jedem Teammitglied ein gültiges Datenschutz-Formular, welches uns die
elektronische Verarbeitung der Personendaten gestattet. Die Personendaten werden zur Organisation und
Durchführung des Wettbewerbs (z.B. für Namensschilder oder Urkunden) verwendet. Nähere Informationen enthält
das Datenschutz-Formular.
7.3. Dieses Datenschutz-Formular muss bei Minderjährigen von allen Personensorgeberechtigten unterschrieben werden.
Eine Eintragung der Teammitglieder im Online-System ist nur möglich, wenn zeitgleich eine eingescannte PDF-Datei mit
dem unterschriebenen Datenschutz-Formular hochgeladen wird. Die Zustimmung zur "Datenschutzrechtlichen
Einwilligungserklärung" ist verpflichtend. Ansonsten ist eine Teilnahme an der WRO leider nicht möglich.
7.4. Außerdem werden wir mit diesem Datenschutz-Formular abfragen, ob Fotos und Videos der Teammitglieder verwendet werden
dürfen. Diese Einwilligung gilt dann für eine WRO-Saison, d.h. für die regionalen Wettbewerbe, das Deutschlandfinale
und mögliche Berichterstattungen über Teams die sich für weltweite Wettbewerbe qualifizieren.
7.5. Das Ankreuzen der "Einverständniserklärung zur Anfertigung & Verwendung von Fotografien/Filmmaterial" ist optional.
Wir freuen uns aber, wenn wir die eindrucksvollen Fotos und Videos der Wettbewerbe verwenden dürfen, um noch mehr Kinder
und Jugendliche für die WRO begeistern zu können.
7.6. Die Übermittlung des Datenschutz-Formulars ist ausschließlich durch einen Upload in unser Online-System
beim zeitgleichen Eintragen der Teammitglieder möglich und muss spätestens zwei Wochen vor dem Wettbewerb abgeschlossen sein.
Andere Übermittlungswege (E-Mail, Post etc.) sind nicht möglich.
7.7 Werden die Teilnehmer später als 14 Tage vor dem Wettbewerb eingetragen, fällt eine zusätzliche Anmeldegebühr in Höhe von 30,00 € (inkl. 7% (*) MwSt.) an.
Diese Gebühr muss noch vor dem Wettbewerb per Überweisung bezahlt werden, damit eine Teilnahme möglich ist.
WICHTIG: Diese zusätzliche Anmeldegebühr fällt auch an, wenn die Teilnehmer zwar kurz vor der Deadline (14 Tage vor dem Wettbewerb) eingetragen worden sind, die Angaben auf den
Datenschutzformularen aber nicht vollständig oder korrekt waren.
Unsere Empfehlung lautet daher die Teilnehmer 3 Wochen vor dem Wettbewerb einzutragen, um fehlerhafte Formulare ggf. noch korrigieren zu können.
7.8 Wird beim Eintragen eines Teammitgliedes statt eines ausgefüllten Datenschutzformulares ein anderes Dokument (z.B. eine komplett leere Datei, ein unausgefülltes
Datenschutzformular oder ein ganz anderes Dokument) hochgeladen, fällt pro Upload eine zusätzliche Anmeldegebühr in Höhe von 30,00 € (inkl. 7% (*) MwSt.) an.
7.9 Erfolgt die Bereitstellung der Teammitglieder nicht bis spätestens eine Woche vor dem Wettbewerb, ist keine Teilnahme möglich.
7.10 In der Saison 2025 wird es zum ersten Mal neben dem Prozess mit den Datenschutzformularen auf Papier auch einen digitalen Prozess geben. Dabei können die
Coaches Links ein die Personensorgeberechtigten weitergeben. Diese können das eigene Kind dann direkt als Teammitglied für das Team eintragen. Die in 7.1 bis 7.9 genannten
Punkte gelten analog auch für den digitalen Prozess.
