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Beschreibung

Bevor wir zur Aufgabenbeschreibung kommen eine kurze Einleitung von mir, Kristoph, dazu persönlich. In den letzten Jahren ist unsere Community an Engagierten enorm gewachsen und ich durfte beim Weltfinale 2022 und den Deutschlandfinales der letzten Jahre die Gruppen an Engagierten koordinieren.

Das ist eine besonders wichtige und wertschätzende Aufgabe, bei der ich mich in Zukunft über Unterstützung freue. Gemeinsam können wir die Veranstaltungen für alle Beteiligten zu einem tollen Erlebnis machen. Wir agieren dabei immer als Brücke zwischen dem Event-Management und unseren Engagierten.

Schaue dir in Ruhe die Aufgabenbeschreibung an und melde dich, wenn du Interesse hast, mich zu unterstützen. Welche Aufgaben du dabei konkret übernimmst und welchen Umfang das für dich annimmt, können wir flexibel besprechen. Ich freue mich über deine Nachricht.

Aufgaben

In der Vorbereitung (ab sofort bis zum Event)

• Regelmäßige Abstimmung mit dem Organisationsteam und den Kategorieverantwortlichen zum aktuellen Stand und weiterem Vorgehen.
• Ausschreiben von Aufgaben in unserem Engagement-Portal und Bearbeitung von Anfragen durch Ehrenamtliche. Hier steckt ein Großteil des kommunikativen Austauschs mit Ehrenamtlichen drin.
• Event-Vorbereitung für Ehrenamtliche: Auswertung Umfrageergebnisse, Personalplanung für Auf- und Abbau, Vorbereitung von Bestellungen (T-Shirts, Namensschilder, Goodies, etc.)
• Vorbereitung und Durchführung des Online-Briefings eine Woche vor dem Event.
• Planung und Vorbereitung des Get Togethers für Ehrenamtliche.

Während dem Event

• Begrüßung von Ehrenamtlichen an den Aufbautagen und Einweisung vor Ort.
• Vorbereitung und Durchführen von Ansprachen morgens an den Veranstaltungstagen, sowie beim Get Together.
• Kontaktperson für die Engagierten während der Veranstaltung.

Nach dem Event

• Erfassen von Feedback, insbesondere von Ehrenamtlichen bzw. von anderen im Bezug zu den Ehrenamtlichen.
• Erfassen von „Lessons Learned“ aus der eigenen Perspektive und des Organisationsteams zur stetigen Weiterentwicklung.
• Ggf. Ausstellen von Bescheinigungen über absolviertes Ehrenamt.

Vorkenntnisse

• Erfahrung im Umgang mit Menschen bzw. Gruppen (z.B. Engagement in einem Sportverein oder aus dem beruflichen Alltag).
• Kenntnisse der WRO und Anforderungen der unterschiedlichen Wettbewerbskategorien
• Offene und wertschätzende Kommunikationsfähigkeiten.
• Erfahrung in koordinativen Funktionen.

Aufwand

Der Aufwand hängt mit den konkreten Aufgaben, die du übernimmst, zusammen. Du hast sicher gemerkt, dass dieses Engagement mit etwas mehr Aufwand verbunden ist. Das betrifft insbesondere regelmäßige Abstimmungen und Vorbereitungen vor dem Event. Hier wäre es sicher gut, sich bis zum Ende des Jahres mindestens monatlich auszutauschen, ab dem neuen Jahr nimmt die Frequenz dann zu, bis kurz vor dem Event eine wöchentliche bis ggf. tägliche Abstimmung notwendig sein kann.

Benefits

• Übernahme von Verpflegung beim Event.
• Hochqualitatives Bio-Baumwoll-Shirt im Event-Design.
• Überraschung exklusiv für Ehrenamtliche des Deutschlandfinals.
• Get Together Veranstaltung für alle Ehrenamtlichen am Abend zwischen den Wettbewerbstagen.
• Urkunden und Bescheinigungen über dein Ehrenamt.
• Übernahme der Reisekosten für dein Engagement im Rahmen des Deutschlandfinales.
• Spendenquittung über deine Ausgaben im Zuge des Ehrenamts.

Ansprechpartner

Kristoph Mattner
E-Mail: kristoph.mattner[at]technik-begeistert.org

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